供电企业文书档案的信息化管理及利用探究口☆

  供电企业文书档案的信息化管理及利用探究

  吕红怡

  (广东电网有限责任公司江门鹤山供电局☆☆☆☆,广东 鹤山 529700)

  摘口口要:本文分析了供电企业文书档案信息化管理中的意义☆□☆□□,并提出了信息化管理的有效途径☆☆☆□。

  教育期刊网 http://ww口口口w.jyqkw.com关键词:供电企业;文书档案;管理;利用

  口中口图分类口号:G271文献标志码:A文章编号:1000-8772(2015)19-0087-02

  收稿日期:2015-06-12

  作者简介:吕红口怡(1972-)☆□☆□,女□☆□☆,广东口鹤山人□□☆,本科☆☆□□,馆员□□☆☆。研究方向:档案管理☆☆□☆☆。

  一□□□☆、供电口企业文口书档案的信息化管理口的意义

  1□□☆□、全面提高企业文书档案管理水平

  大数据时代背景下□□□☆☆,现代化信息技口术□□☆、智能技术□□☆□、现代科口口技持续发展□□☆。随着供电企业业务量的不断上升□□□,其文书档案的信息量☆□☆□、数字量也持续累积□□□,在数字信息技术的辅助支持下□☆☆□□,口☆口口☆口能够极大地提高文书档案管理效口率☆□☆□☆,方便信息的快速搜口索□☆☆、查询☆☆□□,从而实现档案资源的口高效利用☆☆□□☆,推动企业文书档案管理的积极创新☆□☆□□。所以☆□□☆☆,创建并形成供电企业自身的档案管理信息系统☆☆□,对其管理水平的提高具有十分积极的意义☆☆☆□。

  2☆□☆、推动企业文书档案管理的数字化☆□☆☆□、网络化

  在大数据背景下□□☆,网络技术□☆☆☆□、信息口口技口术都体现出超强的数据计算☆□☆、检索☆□□□□、查询□□☆☆□、储存等口功能☆□☆□□,也能够实现数据信息的远距离传输☆☆☆、转译等□□☆☆。功能健全的数据化信息系统为供电企业的文书档案管理与利用开辟了全新的渠道和途径□□☆☆,实现了规范化☆☆□☆、准确化☆☆☆□、高效化管理☆□☆☆□,这是因为数字化信息技术能够对文书档案进行加密处理□☆☆□□,从而确口保信息安全☆□☆☆。相反☆☆□,企业口文书档案的数字化口管理又推动了其网络化管理的实现☆☆□☆□。

  因为在数字信口息技术的支持口下☆□☆,一些档案资料可以以口数据☆☆□☆☆、信息的形式被输入网络系统□☆☆,通过网口络系统登录能口够实现信息的查询□☆□☆□、更新与咨询等功能☆☆☆。

  3□□☆☆□、促进文书档案的利口用与共享

  在现代化数字信息系统的有效支持下☆□☆☆,供电企业文书档案的功能和作用能够得到充分地开发和利用□☆☆☆,具体体现在:为企业各个口部门□☆☆☆、各个阶层☆□□□☆、各个岗口位的工作人员提供及时□☆☆☆、快速□☆☆、有效的信息咨口询口与查询服务□□☆。网络信息数据背景下□☆☆,供电企业各部门人员通过资格认证的方式登录企业档案网络数据系统□☆☆,就能够实口现检索☆☆□、查询☆☆□☆、查找☆□☆、分析口与口保存等口口操作□☆☆,这其中保证了企业内部员工的信息咨询权限☆☆□☆,同时☆□□,也维护了企业档案信息资源的安全☆☆□,通过数字信息系口统☆☆□、网络系统能够实现档案信息资源口的不同层次□□☆☆☆、不同地口域间的有效共享☆□□☆。

  4☆□□、促进文书档案管理走向现代化

  现代化的社口会是数据信息社会□☆□,大数据时代赋予了各行各业全新的改革与发口展任务□□☆☆,供电企业必须紧跟时代发展步伐□☆☆□□,其各项管理工作要迈向数字化☆□☆☆☆、智能化□☆☆、信息化口行列☆☆☆,要融入计算机技术□☆□□、网络技术□☆□☆、通讯技术等口行列□□☆☆,善于利用这些技术来武装自口身□□☆□,文书档案管理只有走向信息化才能真正同现代社会接轨□□☆☆☆,才能加快文书档案管理的现代化步伐□□☆☆□,才能更加适应口现代社会☆□□☆,才能实现同其他行业的有口效对接☆□☆□,也才能为客户口提供更加满意的服务□☆☆☆☆。

  二□☆☆☆、供电企业文书档案的信息化管理口及口利用

  1□☆☆、创建并完善档案数字化管理制度

  健全的制度是档案数字化管理的有效依据☆□☆,因为口只有创建规范□□☆、完善的档案管口理制度□☆☆,才能实现档案数字化管理的规范化☆☆☆□□、制度化□□☆、正规化☆☆☆。因此☆□☆,供电企业必须意识到制口度的重要性□□☆☆□,建立健全一套科口学合理的档案管理制度□□□,并严格要求相关人员依照口制度开展工作□☆□☆,围绕制口度进行管理□☆□,利用制度来规范管理人员行为□□□,以此口达到文书档口案的规范化☆□☆□、正规口化管理□□☆☆□。

   2□□☆☆☆、文书档案的数字化管理

  以往的文书档案管理形式为纸张管理□☆☆□☆,其特征为:繁杂□□☆☆☆、工作量大☆□☆□☆、占用口空口间口口大□□□□☆、查询不灵活等☆□□☆。数字时代的口来临□☆☆□☆,数字信息技术的使用则化解了其口中的矛盾和问题□□□☆□,通过借助口现代信息技术☆☆☆□、数字化口软件☆☆□、数据信息系统等可以最大程度地减少工作量☆□□□☆、控制工作强度□□☆。供电企业必须推动文口书档案的数字化管理☆☆□☆□,创建电子数据库□☆□□,从旧式的纸张式管理上升为电子化☆□☆、数字化管理☆□☆☆,形成电子口档案系统☆□□□□,使供电企业档案文书口管理纳入数字化管理行列□□□,以此口来推动档案的信息化管理☆□□☆。

  3□□☆、强化文书档案的网络化管理

  供电企业文书档案走向数字化管理后□□☆,依然要朝着网络化管理方向发展□□☆☆□,这是因为只有通过现口代网络系口统进行联网□☆☆,依托于网络系统来加强各个区域间的联系□☆☆☆,才能实现口各个地域☆☆□□☆、网络系统中用户之间的信口息资源共享□□☆□☆,可以说文书档案的网络化管理是一大发展趋势☆□□□☆,具体口的网络化管理包括:文书档案的网络分类□☆□☆□、归档□□☆☆、组卷□☆□、借阅☆☆□☆□、查询☆☆□☆、检索□□□□☆、传输□☆□、下载□□□□、读取☆☆☆□、保存等☆□☆□□。借助网络数据信息系统能口够进口一口步扩口大文书档案资口源的普口及口范围☆☆☆□,加大文口书口档案资源的开发和使用力度□□□☆☆,以此来确保供电企业文书档案资源价值的发挥□□☆。

  4☆☆□□、企业文书档案的安全化管理

  企业文书档案的信息口化管理与利用是利弊并存的□☆□□,其优势方面不言而喻□☆□☆,然而☆☆□□☆,其最大的不利条件为可能面临着严重的安全威胁□☆□□☆。安全问题也是大数据背景下所口普遍面临的问题□□☆,信息能否被安全☆□□☆、合理地传输和利用是供电企业非常口关心的问题□☆□,因为它关系到企业秘密信息口的安口全度☆☆☆□,关系到企口业的经口济利益☆□☆☆□。

  供电企业必须加大信息技术与数据系统的改进☆□☆□☆、更新☆□☆、维护与口升级管理力度□□□☆,做好口保密工作□□□,维护口口系统安全☆□☆☆,确保信息安全□□☆□,具体可以从以下方面做起:

  第一☆□□,加强安全防护□☆□☆☆。提高工作人员的业务素质与工作能力□☆□□,控制其失误操作□☆☆☆□,及时排除系统故障□☆□☆□,定期清理系统病毒□☆□□、增设网络安全防护系统□□□☆☆,防止黑客□□□、病毒口等的非法(下转124页)(上接87页)攻击□☆☆□,彻底维口护文书档案信息的安全性☆☆☆、保密性□□☆□。

  第二☆□□,做好口安全密保工作☆□□。供电企业对于自身文书档案信息的保密性一定要做到心中有数☆□□☆,一切涉及企业秘密的文件都必须进行密保设置☆☆□□□,这样才能全面提升文书档案信息化管理的安全性□☆☆。

  5☆□□☆、推进文书口档案的信息化利用

  现代社会是口信息化口智能社会☆☆□☆,信息技术已经渗透到各行业☆☆☆,为各行业的经口口营□☆□□☆、运营与管理提供了全新口的动力☆□☆☆,创造出了可观的效率和效益☆□□□。

  电力行业文书档案管理作为一项复杂性□□□☆、繁琐性的工作□□☆□☆,也必须借助现代信息技术的大力支口持☆☆□□☆,供电企业必须加大力度推进文书档案的信息化利用□☆□。

  首先☆□□□☆,供电企业必须积极口引进☆☆☆□、推广并使用现代化档案信息管理软件□□□☆☆,例如:易度口资料管理软件□☆□□□,等□☆☆□☆。招纳优秀的信息技术人才□☆□☆,为企业编制专门的文档管理信息系统□☆☆,并做好信口息系统的定期检查与维护工作□☆☆☆,维护系统的安全☆☆□□☆、常规运转☆□□☆,推动企业逐步走向文书档案口的电子化管理□☆☆□。

  其次□□☆☆□,档案部口口门要强化信息服务理念与敏感度☆□□。档案管理口人员必须具备较强的信息意识☆□□,根据信息的源头来收集□☆☆□□、储存信息□☆□☆□,必须对公开的信息保持高度警惕意识□☆☆□□。同时□☆☆,能够口根据已有的用户口信息☆□□□,进行深入□☆□□、系统的分析☆☆☆☆,从而掌口握客户需口求☆□☆□□,再围绕客户需求来规划出一套有针对性□☆□☆☆、有层次的服务口策略□□□☆,不断提升对文书档案信息资源的开发□□☆、整理□☆☆、分析与口口转化能力☆☆☆,充分挖掘电子文书档案的信息功能价值☆☆□□□,发挥对企业的信息服务功能□□□□□,从而支持供电企业的高效运转□□☆☆□。

  供电企业文书档案的信息化管理□☆☆☆□,是电子信息与纸质文件管口理同步进行的过程□□□☆,企业口既要加大电子信息系统的开发和利用力度□☆□,同时☆□□□,也要加大对纸质信息资源的管理力度□☆□□,只有这样才能有效控制对电子信息系统的依赖□☆□□,也能为文书档案信息资源提供有效依据□□☆☆。

  再次□☆☆,拓展文书档案的信息化利用与服务☆□☆☆。供电企业文书档案应该在企业的整个生产☆□□□、研究☆□☆☆、管理☆□☆☆□、运营各个方口面发挥信息服务功能与作用☆☆☆□,为供电企业决策的制口定☆☆□☆、发展目标的确立☆☆□、未来发展规划等提供参考依据和信息咨询☆□☆□,体现出信息化管理模式下☆☆☆,档案资源信息服务的智能化☆□☆☆、现代化□☆□、便捷化☆□□□□,例如:通过E-mail☆□☆,网络对口话系统☆☆□、短信息通讯等模式来实现信息的传输与传送☆☆□□,以此来实现对企业内部人员的信息服务☆□☆□,启动网络口硬盘☆□☆、电子邮件系统等来为用户提供远距离的信息传输服务□☆□,确保企业员工能够通过下载□☆☆、保存等形式来获得信息□□☆☆。口☆口口☆口供电企业还可以依靠信息系统面向广大服务对象来公开信息☆□□☆,以此来拓展服务范围☆☆□☆□,提高供电服口务水平□☆☆☆,确保用户能获得及时☆☆□□、有效的信息咨询服务☆□☆☆。

  三☆☆□、总结

  口供电企业文书档案信息化管理工作口关系到供电企业经济决口策☆□□□、发展目标□☆□、工作规划等的制口定□□☆☆☆,必须加大对文书档案管理工作的重视力度☆☆□□,积极口培口养专业的行业人才☆□□□,加大培训口力度□☆☆,加大资金投入力度☆☆□,推动文书档案管理的信息化☆□□☆☆、现代化□☆□☆,从而为企业的发展提供信息性支持☆□□☆□。

  教育期刊网 http://口www.jyqkw.com参考文献:

  [1] 赵林峰.当前我国电力企业管理体制问题研究[J].华中师范大学☆☆□,2012.9.

  [2] 段文口泉.水电工程可视化动态信息管理与控制理论方法及其应用[J].天津大学□□☆□,2011.13.

  [3] 章浙贵.电力企业档案管理的现代化思考[J].经营管理者□☆□☆,2010□☆□,(13):211.

  (责任口编辑:陈丽敏)

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